Automatiser la communication d’une ASBL : l’exemple des Jeunes MR
La communication d’une association vers ses membres est souvent un vrai défi. Entre la collecte et la gestion des données personnelles, les exigences du RGPD, les multiples canaux utilisés et la spécificité d’une ASBL politique, l’organisation peut vite devenir lourde et chronophage. C’est dans ce contexte que les Jeunes MR m’ont confié une mission : optimiser leurs canaux de communication, automatiser leurs tâches répétitives et réduire leurs coûts.
Réduire les coûts et simplifier les outils
Pendant longtemps, leur fonctionnement reposait sur une série d’outils disparates : Microsoft Access, Excel, Mailchimp, WordPress, emails internes… Ce système complexe générait des pertes d’informations et des doublons, tout en pesant lourd sur le budget. Mailchimp, en particulier, était devenu excessivement cher, avec l’envoie de leur newsletter hebdomadaire a plus de 7000 personnes.
La solution a été de migrer l’ensemble vers un CRM open source hébergé sur leur propre serveur, garantissant une meilleure transparence, une conformité totale au RGPD et surtout une réduction des coûts par cinq.
Automatiser le processus d’inscription
Le point de départ du nouveau système est désormais un simple formulaire. Lorsqu’un membre s’inscrit, les données sont automatiquement intégrées dans le CRM. L’inscription déclenche alors plusieurs actions : l’envoi d’un email de bienvenue au nouvel adhérent, une notification à l’équipe interne pour valider la demande, puis la création d’un accès au site membre et l’ajout direct à la liste de diffusion. Des nombreuses taches réduites à une automatisation qui prend quelques secondes.
Là où il fallait autrefois ouvrir un document Word, rédiger une lettre, l’imprimer et l’envoyer par la poste, tout est maintenant automatisé. Résultat : une inscription prend quelques minutes au lieu de plusieurs heures.
Centraliser les données et gagner du temps
Auparavant, les bases de données étaient multiples et mal synchronisées, obligeant l’équipe à passer des heures sur Excel pour vérifier les informations, corriger des erreurs ou supprimer des doublons. Aujourd’hui, une seule base de données rassemble toutes les informations sur les membres, et chacun peut mettre à jour ses propres données.
Les inscriptions aux événements sont également liées au CRM, ce qui facilite le suivi et permet d’envoyer des emails personnalisés et ciblés. L’équipe gagne du temps, les membres reçoivent une communication plus pertinente et l’association dispose d’outils d’analyse précises pour mieux répondre aux attentes et besoins des membres de l’ASBL.
Un gain de productivité mesurable
Les effets se sont rapidement fait ressentir. Quelques semaines après la mise en place du nouveau système, les Jeunes MR avaient déjà libéré l’équivalent d’un temps plein, redéployé sur des tâches plus stratégiques. L’équipe peut désormais se concentrer sur l’essentiel : répondre aux besoins de ses membres, organiser ses activités et développer ses projets, plutôt que perdre du temps à corriger des fichiers Excel ou à jongler entre plusieurs logiciels.
Et vous, que pourriez-vous automatiser ?
Comme les Jeunes MR, vous utilisez peut-être une pile d’outils qui ne communiquent pas entre eux, avec des coûts qui s’accumulent et une gestion de données compliquée.
Je vous aide à rationaliser vos outils, mettre en place des CRM open source conformes au RGPD et automatiser vos processus de communication.
Résultat : des coûts réduits, plus de productivité et des données qui restent sous votre contrôle.
Parlons de votre projet — contactez-moi et voyons comment optimiser vos outils.